Protection des renseignements personnels

Politique relativement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels concernant les clients, les élèves, les candidats et les utilisateurs du site web de l’école Élédanse

1. Objet général

La présente Politique relativement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels concernant les clients, les élèves, les candidats et les utilisateurs du site Web (ci-après la « Politique ») vise à informer des pratiques de L’École de danse Élédanse inc. (ci-après « Élédanse ») en matière de gouvernance et de confidentialité des renseignements personnels pour les clients, les élèves, les candidats et les utilisateurs de son site Web https://eledanse.com/ (ci-après le « site Web »).Elle vise également à assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués et conservés par Élédanse contre la consultation, l’utilisation ou la communication non autorisées de ceux-ci. Elle vise également la protection de ces renseignements contre toute atteinte à leur intégrité. De plus, la présente Politique a pour objet de déterminer les règles relatives à l’accès à ces renseignements, à leur communication, à leur utilisation, à leur conservation et à leur destruction ainsi qu’aux droits de rectification.

2. Fondement

Élédanse est une entreprise privée assujettie notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q. P-39.1), à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1), au Code civil du Québec (RLRQ, 1991, c. 64) et à la Loi sur les renseignements personnels (L.R.C. (1985), ch. P-21). Élédanse reconnaît l’importance de la protection de la vie privée, de la sécurité et de la protection des renseignements personnels. Elle s’engage ainsi à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par l’ensemble de la législation applicable, incluant les mises à jour de celle-ci. Élédanse s’assure de mettre en oeuvre les mesures de sécurité physiques, informatiques et technologiques nécessaires pour garantir le respect de la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont communiqués dans le cours de ses activités.

3. Champ d’application

La présente Politique s’applique à tous les employés, mandataires, fournisseurs, partenaires d’Élédanse qui peuvent avoir accès, dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions, à des renseignements personnels. Toutefois, elle ne s’applique pas à la protection des renseignements personnels des employés puisqu’une politique interne a été adoptée et portée à leur attention. Dans la présente Politique, le terme « client » désigne la personne qui procède à l’inscription. Le terme « élève » désigne la personne qui participe au cours. Le terme « candidat » désigne une personne qui postule pour un emploi chez Élédanse. Le client, l’élève, le candidat et l’utilisateur du site Web sont ci-après appelés la « personne » ou la « personne concernée ».

4. Principes généraux de la Politique

Élédanse prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support, notamment en s’assurant des éléments suivants :

L’intégrité des renseignements, de manière à ce que ceux-ci ne soient pas détruits ou altérés, de quelque façon, sans autorisation et en respect des lois applicables, et que le support de ces renseignements leur procure la stabilité et la pérennité voulues;
La confidentialité des renseignements personnels, en limitant leur communication aux seules personnes autorisées à en prendre connaissance, soit à l’externe ou à l’interne lorsque ces renseignements sont nécessaires pour l’exercice des fonctions des employés;
L’identification et l’authentification, de façon à confirmer, lorsque requis, l’identité d’une personne ou l’identification d’un document ou d’un dispositif;
La conformité aux exigences légales, réglementaires ou d’affaires auxquelles Élédanse est assujettie.

5. Objectifs de la politique

Les objectifs visés par la Politique sont les suivants :

Définir le type de renseignements personnels que collecte, utilise, communique, conserve et détruit Élédanse; 2
Définir les moyens utilisés par Élédanse pour protéger ces renseignements;
Préciser les normes de cueillette, d’utilisation, de conservation, de communication et de destruction de ces renseignements;
Déterminer les droits d’accès, de rectification et de destruction des renseignements personnels par Élédanse ou par un tiers, et ce, quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles, soit écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre;
Établir les rôles des personnes impliquées, notamment celui de responsable de la protection des renseignements personnels.

6. Définition de renseignements personnels

Aux fins de la Politique, on entend par « Renseignements personnels » tout renseignement qui concerne une personne physique, qui permet de l’identifier directement ou indirectement et qui n’a pas un caractère public au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Toutefois, les sections I et II de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui concernent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction ne s’appliquent pas aux renseignements personnels qui concernent l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

7. Quels sont les renseignements personnels recueillis ?

Élédanse offre notamment le programme Danse-Études, des cours de danse de loisir, des stages et des camps. Dans le cadre de ses activités, les renseignements personnels nécessaires recueillis et utilisés par Élédanse peuvent notamment être, mais sans s’y limiter :

Des coordonnées comme un nom et un prénom, une adresse civique, une adresse de courrier électronique, une adresse IP, un numéro de téléphone, une date de naissance;
Des renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires, des coordonnées de carte de crédit ou des données de système de paiement;
Des renseignements d’identification, tels qu’un numéro de carte d’assurance-maladie et sa date d’expiration, un numéro d’assurance sociale;
Des renseignements relatifs à l’utilisation des services d’Élédanse, incluant des renseignements techniques sur les visites ou tout autre renseignement collecté à travers des témoins ou d’autres outils similaires;
Des renseignements relatifs à l’état de santé de l’élève;
Tout autre renseignement personnel demandé et fourni.

8. Comment les renseignements personnels sont-ils recueillis?

Élédanse recueille des renseignements personnels auprès du client, de l’élève, du candidat, de l’utilisateur du site Web ou d’un tiers avec son consentement au préalable. La collecte des renseignements personnels par Élédanse s’effectue entre autres en personne, par l’entremise de formulaires, d’entretiens téléphoniques, de courriels, de questionnaires, des réseaux sociaux, de messages texte, d’accès au site Web et par l’entremise de la plateforme d’inscription en ligne. Élédanse fournit d’emblée et en termes simples et clairs notamment les informations suivantes lors de la collecte et par la suite sur demande :

Le nom d’Élédanse;
Les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis;
Les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
Les droits d’accès et de rectification prévus par la loi;
Le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis;
Le nom du tiers pour qui la collecte est réalisée, le cas échéant;
Le nom des tiers à qui il sera nécessaire de communiquer les renseignements personnels;
La possibilité que les renseignements personnels soient communiqués hors Québec.

Sur demande, Élédanse informera la personne des renseignements personnels recueillis auprès d’elle, des catégories de personnes qui ont accès à ces renseignements au sein d’Élédanse, de la durée de conservation de ces renseignements, ainsi que des coordonnées de la responsable de la protection des renseignements personnels.

9. Consentement à la collecte

La collecte de renseignements personnels par Élédanse s’effectue en toute transparence et avec le consentement préalable, libre et éclairé de la personne, lequel est notamment obtenu par le biais d’un ou de plusieurs formulaires de consentement détaillés en termes simples et clairs.

En respect des lois applicables, lorsque Élédanse recueille des renseignements personnels, elle requiert le consentement de la personne en communiquant à l’avance les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis et seront utilisés.

Élédanse veillera à obtenir un nouveau consentement distinct avant d’utiliser les renseignements personnels détenus à des fins qui ne sont pas compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis.

10. Droits d’accès, de rectification ou de retrait

Toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux renseignements personnels qui la concernent et qui sont conservés par Élédanse, à moins d’exceptions prévues aux lois applicables. Il est possible d’en faire la demande auprès de la responsable de la protection des renseignements personnels.

Toute personne peut, en tout temps, retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels en contactant la responsable de la protection des renseignements personnels. Ce retrait du consentement n’aura d’effet que pour l’avenir, et ce, dès réception par Élédanse. À la réception de l’avis de retrait du consentement, Élédanse s’engage à cesser toute utilisation des renseignements personnels visés et à procéder à leur destruction, sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur conservation.

Élédanse avisera également toute personne ou entité à qui ces renseignements personnels auraient été communiqués afin que ces personnes ou entités procèdent également à la cessation de leur utilisation ainsi qu’à leur destruction, le cas échéant, sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur conservation.

Une personne peut demander que ses renseignements personnels soient rectifiés, détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Toutefois, il est possible qu’Élédanse ne puisse honorer ses engagements en cas de retrait de consentement ou de demande de destruction hâtive. Dans ce cas, Élédanse ne pourra être tenue responsable des préjudices subis par la personne concernée.

11. Utilisation des renseignements recueillis

Élédanse recueille et utilise des renseignements personnels afin d’offrir un service personnalisé et sécuritaire aux personnes dans le respect des lois applicables et des règles de sécurité. Ainsi, Élédanse utilisera les renseignements personnels recueillis notamment pour les fins suivantes :

Vérifier l’identité de la personne;
Communiquer avec la personne;
Offrir les services de façon personnalisée;
Améliorer les services offerts;
Obtenir le paiement pour le service choisi;
Générer des factures, des états de comptes et des relevés à la demande de la personne;
Gérer les différents comptes clients;
Partager des renseignements personnels à des tiers afin de les conserver;
Générer des rapports contenant des données statistiques;
Conserver l’historique du parcours de l’élève afin que son dossier soit à jour et exact;
Procéder à la vente de billets;
Rendre compte aux bailleurs de fonds;
Recruter du personnel, traiter les candidatures et évaluer le profil du candidat en lien avec les exigences du poste;
Effectuer les entretiens d’embauche auprès des candidats;
Procéder à l’embauche d’employés;
Améliorer, personnaliser et développer son site Web;
Assurer un service client sur son site Web;
Fournir des mises à jour et d’autres informations relativement à son site Web;
Comme permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable;
Effectuer du profilage;
Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou règlementaire applicable;
Faire valoir ses droits, le cas échéant;
Toute autre fin à laquelle une personne aura consenti.

Élédanse utilise les renseignements uniquement pour les fins déterminées pour lesquelles le consentement a été obtenu. Ainsi, sauf consentement spécifique, Élédanse ne communique, ne vend, ne loue, ne donne, n’échange, ne partage ou ne communique à des tiers quelconque renseignement.

Ces renseignements sont accessibles uniquement aux fournisseurs, employés ou mandataires d’Élédanse qui en ont nécessairement besoin pour l’exercice de leurs fonctions et ces derniers sont tenus de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements.

12. Communication des renseignements personnels aux tiers

Élédanse requiert le consentement de la personne concernée avant de communiquer à un tiers un renseignement personnel la concernant, à moins que les lois applicables en autorisent la communication sans ce consentement.

Élédanse peut, dans le cadre des services offerts, communiquer, dans le respect des exigences légales applicables, des renseignements personnels à ses fournisseurs externes qui sont situés au Québec et hors Québec. Ces fournisseurs et/ou partenaires sont notamment des photographes, des fournisseurs de captation vidéo, des écoles, le 6

Centre de services scolaire des Navigateurs et des fournisseur de plateforme d’inscription. Dans ce cas, les fournisseurs de services externes d’Élédanse sont soumis à des accords de confidentialité et à des restrictions légales interdisant l’utilisation des renseignements communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles Élédanse les a recueillis. Élédanse pourra également convenir d’entente de services avec ses fournisseurs externes, conforme à la loi, afin de faciliter la communication de renseignements personnels entre eux et avec d’autres intervenants.

Élédanse et ses fournisseurs pourraient être tenus de fournir des renseignements personnels conservés en raison d’ordonnance d’un tribunal, d’une enquête administrative ou autre situation prévue par la loi.

13. Conservation et sécurité des renseignements personnels

Élédanse pourrait conserver les renseignements personnels collectés à l’extérieur de la province de Québec. Tous les renseignements personnels collectés, quel que soit leur support, sont conservés dans un environnement sécurisé contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés ainsi que contre la perte ou le vol. Ces mesures de sécurité incluent, le cas échéant, l’utilisation de pare-feu et de serveurs sécurisés, l’encryptage, le déploiement de systèmes et procédés de gestion des droits d’accès appropriés, une formation suffisante des membres du personnel d’Élédanse ayant accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions, ainsi que d’autres mesures indispensables afin d’assurer une protection appropriée des renseignements personnels contre toute utilisation ou communication non autorisée. Élédanse utilise les technologies de l’information pour supporter ses processus d’affaires afin d’offrir une meilleure prestation de services et la sécurité appropriée aux renseignements qu’elle détient. Élédanse utilise les services de Google Drive comme service de stockage et de partage de fichiers. Ces fichiers sont donc stockés de façon sécurisée dans les centres de données de pointe de Google Drive.

Élédanse met en place des mesures de sécurité et de gestion des accès adéquates pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels et confidentiels qu’elle détient en fonction de la sensibilité de ces renseignements, des risques auxquels ils sont exposés et des obligations auxquelles Élédanse est soumise.

Toutefois, malgré tous les efforts déployés, aucune méthode de communication ou de conservation électronique n’est entièrement sécuritaire. Par conséquent, Élédanse ne peut garantir la sécurité des renseignements personnels qui lui sont communiqués ni que ces renseignements personnels ne seront pas obtenus, consultés, communiqués, rectifiés ou détruits à la suite de la violation des mesures de sécurité et de protection.

14. Destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés pour la période nécessaire à la réalisation des fins prévues par leur collecte et par la suite sont détruits. Les renseignements personnels peuvent être conservés au-delà de la réalisation des fins prévues par leur collecte lorsqu’un autre délai prévu par la loi s’applique. Ils seront détruits conformément aux lois applicables.

15. Responsabilité de la personne qui communique les renseignements

Toute personne qui achemine des renseignements à Élédanse est responsable de l’exactitude de ceux-ci.

Toute personne qui achemine des renseignements à Élédanse doit également s’assurer que le système ou l’équipement avec lequel elle transmet ou reçoit de l’information d’Élédanse est suffisamment sécuritaire et faire preuve de vigilance. Élédanse ne peut être tenue responsable d’un accès non autorisé à des renseignements découlant d’une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l’équipement ou le système d’une personne.

Dans l’éventualité où la confidentialité de ses renseignements était compromise ou que son identité était usurpée, la personne est tenue d’en aviser Élédanse le plus rapidement possible en contactant la responsable de la protection des renseignements personnels désignée plus bas.

16. Gestion des plaintes

Toute personne qui désire déposer une plainte concernant la collecte, l’utilisation, la conservation, la communication, la destruction ou les droits d’accès ou de rectification à ses renseignements personnels par Élédanse doit transmettre sa plainte à la responsable de la protection des renseignements personnels d’Élédanse désignée plus bas. Élédanse s’engage à traiter la plainte dans un délai de trente (30) jours suivant la réception de celle-ci.

17. Données, témoins et paramètres de confidentialité

Le site Web d’Élédanse utilise des cookies et autres technologies liées (ci-après « cookies »). Des cookies sont placés par des tierces parties qu’Élédanse a engagées.

Un cookie est un petit fichier simple envoyé avec les pages de son site Web et stocké par le navigateur d’une personne sur le disque dur de son ordinateur ou d’un autre appareil. Les informations qui y sont stockées peuvent être renvoyées aux serveurs d’Élédanse ou aux serveurs des tierces parties concernées lors d’une visite ultérieure.

Un script est un élément de code utilisé pour que le site Web d’Élédanse fonctionne correctement et de manière interactive. Ce code est exécuté sur le serveur d’Élédanse ou sur l’appareil d’une personne. 8

Une balise invisible (ou balise Web) est un petit morceau de texte ou d’image invisible sur un site Web, utilisé pour suivre le trafic sur un site Web. Pour ce faire, diverses données concernant une personne sont stockées à l’aide de balises invisibles.

17.1 Cookies

a) Cookies techniques ou fonctionnels

Certains cookies assurent le fonctionnement correct de certaines parties du site Web et la prise en compte des préférences de la personne en tant qu’internaute. En plaçant des cookies fonctionnels, Élédanse facilite la visite de son site Web. Ainsi, la personne concernée n’a pas besoin de saisir à plusieurs reprises les mêmes informations lors de la visite du site Web d’Élédanse et, par exemple, les éléments restent dans son panier jusqu’à son paiement.

b) Cookies statistiques

Élédanse utilise des cookies statistiques afin d’optimiser l’expérience de la personne concernée sur son site Web. Avec ces cookies statistiques, Élédanse obtient des observations sur l’utilisation de son site Web.

c) Cookies de marketing/suivi

Les cookies de marketing/suivi sont des cookies ou toute autre forme de stockage local, utilisés pour créer des profils d’internautes afin d’afficher de la publicité ou de suivre l’internaute sur ce site Web ou sur plusieurs sites Web dans des finalités marketing similaires.

d) Réseaux sociaux

Sur son site Web, Élédanse a inclus du contenu provenant de Facebook pour promouvoir des pages Web (par exemple, « like », « pin ») ou les partager (par exemple, « tweet ») sur des réseaux sociaux comme Facebook. Ce contenu est intégré grâce à un code obtenu de Facebook et place des cookies. Ce contenu peut stocker et traiter certaines informations à des fins de publicité personnalisée.

17.2 Cookies placés

a) WordPress

Élédanse utilise WordPress pour le développement de son site Web. Ces données ne sont pas partagées avec des tierces parties.

Nom	Expiration	Fonction
wpEmojiSettingsSupports	Session	Stocker les informations du navigateur
wordpress_test_cookie	Session	Vérifier si des cookies peuvent être déposés
wordpress_logged_in_*	Persistante	Garder les utilisateurs connectés

b) Google Maps

Élédanse utilise Google Maps pour l’affichage de cartes. Pour plus d’informations, la personne concernée peut se référer à la déclaration de confidentialité suivante : déclaration de confidentialité Google Maps.

Nom	Expiration	Fonction
Google Maps API	Aucune	Demander l’adresse IP de l’utilisateur

b) Google Maps

Nom	Expiration	Fonction
Google Maps API	Aucune	Demander l’adresse IP de l’utilisateur

c) Facebook

Élédanse utilise Facebook pour l’affichage de publications sociales récentes et/ou des boutons de partage de réseaux sociaux. Pour plus d’informations, la personne concernée peut se référer à la déclaration de confidentialité suivante : déclaration de confidentialité Facebook.

Nom	Expiration	Fonction
_fbc	2 ans	Stocker la dernière visite
fbm*	1 an	Stocker les informations des comptes
xs	3 mois	Stocker un ID de session unique
fr	3 mois	Activer la diffusion ou le reciblage des publicités
act	90 jours	Garder les utilisateurs connectés
_fbp	3 mois	Stocker et suivre les visites à travers les sites Web
datr	2 ans	Empêcher la fraude
c_user	30 jours	Stocker un ID utilisateur unique
sb	2 ans	Stocker les informations du navigateur
sb	1 an	Stocker les informations des comptes
acf
fpestid
cmplz_consented_services	365 jours
cmplz_policy_id	365 jours
cmplz_marketing	365 jours
cmplz_statistics	365 jours
cmplz_preferences	365 jours
cmplz_functional	365 jours
cmplz_banner-status	365 jours
wp_lang
_ga_NV0N14ELZT
_ga
_gid
_gat
_gat_gtag_UA_128965094_1
wp-autosave-1

17.3 Consentement

Lorsqu’une personne visite le site Web d’Élédanse pour la première fois, une fenêtre contextuelle avec une explication sur les cookies est affichée. Dès que cette personne clique sur « Accepter », elle consent à ce qu’Élédanse utilise tous les cookies et extensions comme décrits dans la fenêtre contextuelle et la Politique de cookies publiée sur le site Web d’Élédanse.

La personne peut désactiver l’utilisation des cookies via son navigateur, mais le site Web d’Élédanse pourrait ne plus fonctionner correctement.

Toute personne qui fournit des renseignements personnels suivant le présent article consent à leur cueillette, à leur utilisation et à leur communication aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis.

17.4 Activer/désactiver et supprimer les cookies

Une personne peut utiliser son navigateur Internet pour supprimer automatiquement ou manuellement des cookies. Elle peut également préciser que certains cookies ne doivent pas être déposés. Une autre option est de modifier les réglages de son navigateur Internet afin de recevoir un message à chaque fois qu’un cookie est déposé. Pour plus d’informations à propos de ces options, la personne peut se référer aux 11 instructions dans la section Aide de son navigateur ou elle peut indiquer ses préférences sur la page suivante : youradchoices.ca.

Le site Web d’Élédanse peut ne pas fonctionner correctement si tous les cookies sont désactivés. Si une personne supprime les cookies dans son navigateur, ils seront de nouveau placés après son consentement lorsqu’elle revisitera le site Web d’Élédanse.

18. Déclaration d’incident

Un incident de confidentialité vise l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel, la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel, la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. En cas d’incident de confidentialité, Élédanse prendra rapidement les mesures requises pour diminuer les risques de préjudice et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent. En cas de risque de préjudices sérieux pour la personne concernée, Élédanse informera sans délai cette dernière ainsi que la Commission d’accès à l’information.

19. Tenue du registre des incidents

Élédanse tient un registre de l’ensemble des incidents de confidentialité dont elle a fait l’objet, le cas échéant, même ceux qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux pour la personne. Élédanse permettra la consultation de ce registre à la Commission d’accès à l’information et pourra lui en fournir une copie à sa demande.

20. Sites affiliés

Certains des services d’Élédanse pourraient être proposés en relation avec d’autres sites Web. Les renseignements personnels qu’une personne communique à ces sites sont susceptibles d’être envoyés à Élédanse pour que le service soit assuré. Ces renseignements sont traités conformément à la présente Politique. Les sites affiliés peuvent avoir des pratiques de confidentialité différentes, c’est pourquoi Élédanse recommande de prendre connaissance de leurs politiques et pratiques applicables.

21. Liens

Il se peut qu’Élédanse affiche des liens dans un format lui permettant de déterminer si ces liens ont été suivis. Ces informations sont utilisées pour améliorer la qualité des contenus et des annonces personnalisés.

22. Diffusion de la présente Politique

Élédanse publie la présente Politique sur son site Web et la diffuse par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées. Élédanse fait de même pour toute modification à cette Politique.

23. Responsable de la protection des renseignements personnels

La directrice générale d’Élédanse est la responsable de la protection des renseignements personnels et peut être jointe à l’adresse suivante : marsenault@eledanse.com ou par téléphone au 418 838-6031.

Les rôles et les responsabilités des employés tout au long du cycle de vie des renseignements personnels sont déterminés conformément à la Loi.